Un PDF de 30 MB que no se puede adjuntar a un correo o que una sede electrónica rechaza es un problema muy común. La buena noticia es que casi siempre tiene solución: el texto de un PDF ocupa muy poco, y el peso suele venir de las imágenes. Reducir su resolución, recomprimirlas y eliminar datos innecesarios puede dejar el archivo en una fracción de su tamaño sin que se note al leerlo. En esta guía explicamos por qué pesan los PDF, qué opciones de compresión hay y cómo unir o dividir archivos.
Por qué un PDF ocupa tanto
| Causa | Impacto | Solución |
|---|---|---|
| Fotos o escaneos a alta resolución (300–600 ppp) | Muy alto | Reducir a 150 ppp y comprimir en JPEG |
| Imágenes sin comprimir o en PNG | Alto | Recomprimir en JPEG |
| Fuentes incrustadas completas | Medio | Incrustar solo los caracteres usados (subconjunto) |
| Capas, miniaturas y metadatos de diseño | Medio | Guardar como PDF “optimizado” |
| Muchas páginas | Variable | Dividir o enviar solo lo necesario |
Un escaneo en color de una hoja A4 a 300 ppp puede ocupar varios megas por página; el mismo documento a 150 ppp en escala de grises suele quedarse en unos cientos de kilobytes.
Niveles de compresión
| Nivel | Resolución de imagen | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Baja compresión | 200–300 ppp | Impresión, documentos con planos o detalles |
| Media | ~150 ppp | Correo, sedes electrónicas, lectura en pantalla |
| Alta | 72–100 ppp | Previsualizaciones, envío por mensajería |
La herramienta para comprimir PDF permite elegir el nivel y ver el tamaño resultante. Empieza por el nivel medio: es el mejor equilibrio en la mayoría de casos.
Qué no se pierde al comprimir
El texto y los gráficos vectoriales se mantienen nítidos a cualquier zoom. Lo que se degrada son las imágenes. Si tras comprimir un escaneo no se lee bien la letra pequeña, sube un nivel de calidad.
Límites de adjuntos y formularios
| Servicio | Límite orientativo |
|---|---|
| Gmail (cuentas personales) | 25 MB por correo |
| Outlook.com | En torno a 20–25 MB por correo según el cliente |
| Cuentas de empresa (Exchange, Workspace) | Las fija el administrador; a menudo 10–25 MB |
| Sedes electrónicas y portales de empleo | Muy variable; a veces 2–5 MB por documento |
Ten en cuenta que los adjuntos se codifican en Base64 al enviarse, lo que aumenta su tamaño alrededor de un 33 %: un PDF de 20 MB puede superar un límite de 25 MB. Además, el servidor del destinatario puede tener un límite menor que el tuyo. Si quieres entender por qué crece, la guía de Base64 y codificación URL lo explica.
Unir y dividir PDF
Muchas veces el problema no es el peso, sino cómo entregar los documentos:
- Unir: cuando una administración pide “un único PDF” con DNI, nóminas y certificados, usa la herramienta para unir PDF y ordena las páginas antes de guardar.
- Dividir: si el límite es por archivo, o solo necesitas enviar unas páginas, divide el PDF por rangos.
Orden recomendado si haces las dos cosas: une primero y comprime después, para que la compresión se aplique de forma uniforme.
Paso a paso: reducir un escaneo para una sede electrónica
- Si vas a escanear, hazlo a 150 ppp y en escala de grises (o blanco y negro para texto puro).
- Recorta márgenes innecesarios y endereza las páginas.
- Une todas las páginas en un solo PDF si lo exige el trámite.
- Comprime en nivel medio y comprueba que se lee la letra pequeña.
- Revisa el tamaño final frente al límite del formulario.
- Nombra el archivo de forma clara:
DNI_apellido_nombre.pdf.
Si partes de fotos del móvil, la guía para escanear a PDF explica cómo obtener un documento limpio y ligero desde el principio.
Crear PDF ligeros desde el origen
Comprimir después es útil, pero es mejor no generar archivos pesados:
- Desde Word, LibreOffice o Google Docs, exporta a PDF en lugar de “imprimir a PDF”: el texto se conserva como texto y las fuentes se incrustan solo con los caracteres usados.
- Inserta imágenes al tamaño en que se ven. Una foto de 4000 píxeles mostrada a media página multiplica el peso sin mejorar nada. Redúcela antes con una herramienta para comprimir imagen.
- Programas de diseño: usa un ajuste preestablecido de “tamaño de archivo mínimo” o “pantalla” para versiones digitales, y reserva el de “alta calidad de impresión” para la imprenta.
- Facturas y documentos generados por software: si cada PDF pesa varios megas, revisa si el logotipo se incrusta a una resolución excesiva.
Ejemplo real de reducción
Un dossier de 24 páginas con 30 fotos de producto exportado en calidad de impresión puede ocupar unos 48 MB. Reduciendo las imágenes a 150 ppp y comprimiendo en JPEG de calidad media es habitual dejarlo por debajo de 5 MB, suficiente para enviarlo por correo. El texto y los gráficos vectoriales se ven igual; solo se nota la diferencia si se amplían mucho las fotos.
Privacidad
Los PDF con DNI, nóminas o informes médicos contienen datos sensibles. Antes de usar un servicio online:
- Comprueba si el procesamiento es local (en el navegador) o si el archivo se sube a un servidor.
- Lee cuánto tiempo conservan los archivos.
- Elimina metadatos (autor, programa, rutas) si vas a publicar el documento.
Errores frecuentes
- Comprimir varias veces el mismo PDF: cada pasada degrada más las imágenes.
- Convertir un PDF de texto en imágenes (por ejemplo, “imprimir como imagen”): el archivo crece y el texto deja de ser seleccionable.
- Escanear en color documentos en blanco y negro.
- Enviar un PDF de 40 páginas cuando solo se piden dos.
- Usar PNG para fotografías: para fotos, JPEG es mucho más eficiente. La guía de optimización de imágenes compara formatos.